Несмотря на все попытки отечественных компаний перейти с 1С, имеющей российские корни, на другие системы финансового и операционного учета, по-прежнему именно 1С остается самой популярной системой, которую используют компании в Украине.
Почему так происходит, в данной статье мы рассматривать не будем, просто констатируем этот факт.
С одной стороны, использование 1С полностью удовлетворяет потребности бухгалтерского и налогового учета, а вот что касается управленческой отчетности, которая больше всего интересует руководство и владельцев, поскольку реально отражает состояние бизнеса, здесь у специалистов финансового отдела начинают возникать определенные сложности. В данной статье мы рассмотрим ТОП-5 проблем, с которыми сталкиваются компании при подготовке и анализе управленческой отчетности на основе данных 1С, а также то, как эти проблемы можно решить с помощью системы Power BI
1.Формы управленческой отчетности отличаются от отчетов, имеющихся в 1С
Это обусловлено различиями в управленческой политике компаний, особенностями оперативного учета, а также подходом к анализу данных и применяемыми методами.
Каждая компания имеет свои индивидуальные особенности ведения управленческого учета и, как следствие, специфику в формах управленческой отчетности. Даже похожие компании из одной сферы деятельности могут иметь довольно разные аналитические срезы и структуру отчетности.
Стандартные конфигурации 1С, такие как «Бухгалтерия», «УТ», «УТП», «УПП» и другие, к сожалению, не располагают гибким конструктором, который позволил бы настроить финансовые отчеты таким образом, чтобы они соответствовали потребностям компании.
На практике эту проблему решают с помощью Excel. Данные экспортируются, а отчеты составляются вручную в необходимых формах и с необходимыми разбивками.
Как правило, это довольно трудоемкий процесс, который к тому же повышает риск допустить ошибку при подготовке отчетности (человеческий фактор).
С помощью Power BI мы можем создавать формы отчетности любой сложности!
Подключаясь напрямую к 1С, мы автоматически получаем все необходимые данные и формируем отчетность в один клик с любого мобильного устройства в формате, установленном учетной политикой компании.
2. Составление отчётов «План-факт» и анализ отклонений
В типовых конфигурациях 1С отсутствует блок «Бюджетирование». Большинство компаний реализуют этот процесс в Excel. Получается, что источники данных для построения отчётности «план-факт» находятся в разных местах: фактические данные — в 1С, а плановые — в таблицах Excel.
Консолидация обычно осуществляется в ручном режиме в том же формате Excel, что является довольно кропотливой и длительной работой.
В Power BI такую консолидацию можно настроить автоматически. С помощью коннекторов подключаемся к 1С и бюджетным файлам Excel. Импортируем необходимые данные в Power BI, объединяем их в единую целостную модель и автоматически получаем Отчетность «план-факт» в автоматическом режиме.
3. Консолидация данных из различных систем
Как ни крути, 1С — это всё-таки финансовая система. Очень часто бывает так, что компания помимо 1С использует ещё и другие специализированные системы, которые охватывают те или иные бизнес-процессы компании. Это, как правило, системы класса CRM, WMS, TMS и другие облачные и стационарные решения.
Таким образом, данные компании разбросаны по разным местам. Однако для анализа руководителю необходимо иметь все необходимые данные в одном месте, причём они должны быть объединены в единую модель.
Power BI полностью удовлетворяет эту потребность. Благодаря большому количеству встроенных коннекторов мы подключаемся ко всем необходимым источникам, загружаем данные в BI, настраиваем связи и создаем аналитическую отчетность. Таким образом, руководитель, пользуясь одним отчетом, получает консолидированную отчетность, сформированную на основе данных из различных источников, не тратя время на переключение между интерфейсами разных систем, которые не связаны друг с другом.
4. Быстрота и гибкость при работе с большими объемами данных
Крупные компании работают с огромным объемом информации, в результате чего у них образуются очень тяжелые и неповоротливые базы данных 1С.
В некоторых проектах мы сталкивались с базами данных 1С, размер которых превышал 1 терабайт, а формирование финансовых и аналитических отчетов занимало очень много времени.
Для оперативного управления ждать 5 минут, пока загрузится отчет, — это очень долго, а в реальной жизни это может занять гораздо больше времени.
Power BI решает эту проблему. Архитектура системы позволяет очень быстро обрабатывать огромные объемы информации, что сокращает время на составление отчетности в 10 раз!
5. Удобная форма представления данных (графики и диаграммы)
Классические табличные отчеты в 1С скрывают от пользователя много ценной информации.
Попробуйте быстро проанализировать динамику изменения прибыли за последние 5 лет по месяцам и определить пиковые периоды. А если к этому ещё нужно отслеживать прибыль с учётом динамики изменения дебиторской задолженности?
С табличными отчётами это сделать чрезвычайно сложно, а вот если представить эту информацию в виде периодического графика, она становится понятной пользователю с первого взгляда.
Визуализация играет очень важную роль при анализе данных. Диаграммы, графики и гистограммы расскажут вам о вашем бизнесе гораздо больше, чем скучные классические табличные отчеты в 1С.
Если у вашей компании возникают те или иные сложности при работе с 1С в процессе подготовки и анализа отчетности, заполните форму обратной связи, и наш консультант в течение 20 минут подробно расскажет вам, как с помощью Power BI мы решим вашу проблему!
