Чому так відбувається в даній статті ми розглядати не будемо, просто зафіксуємо даний факт.

З одного боку використання 1С повністю забезпечує потреби бухгалтерського та податкового обліку, а от що стосується Управлінського, який найбільше цікавить керівництво та власників, т.я реально відображає стан бізнесу, тут у спеціалістів фінансового відділу починають виникати певні складнощі. В даній статті ми розглянемо ТОП-5 проблем, з якими зіштовхуються компанії під час підготовки та аналізу управлінської звітності на підставі даних 1С, та як ці проблеми можна вирішити за допомогою системи Power BI

1.Форми управлінської звітності відрізняються від тих звітів, що є в 1С

Це обумовлено різною управлінською політикою компаній, особливостями оперативного обліку, а також підходу до аналізу даних та методів, які використовуються.

Кожна компанія має свої індивідуальні особливості ведення управлінського обліку, та як наслідок специфіку в формах управлінської звітності. Навіть схожі компанії з однієї сфери діяльності можуть мати доволі різні аналітичні зрізи та структуру звітності.

Типові конфігурації 1С, такі, як Бухгалтерія, УТ, УТП, УПП та інші нажаль не мають гнучкого конструктора, який би дозволив налаштувати фінансові звіти таким чином, щоб це відповідало потребам компанії.   

На практиці цю проблему вирішують за допомогою Екселю. Вивантажують дані, та вручну будують звіти в необхідних формах та розрізах.

Зазвичай це доволі трудомісткий процес, який до того ж збільшує ризик зробити помилку при підготовці звітності (людський фактор).

За допомогою Power BI ми можемо зробити форми звітності будь-якої складності!

Напряму підключитися до 1С, автоматично отримуємо всі необхідні дані та формуємо звітність в один клік з будь-якого мобільного гаджету у формах, визначених обліковою політикою компанії.

2. Побудова План-факт звітності та аналіз відхилень

В типових конфігураціях 1С відсутній блок Бюджетування. Більшість компаній реалізують цей процес в Екселі. Виходить, що джерела даних для побудови план-факт звітності знаходяться в різних місцях, факт в 1С, а план в таблицях Ексель.

Консолідація зазвичай відбувається в ручному режимі в тому ж Ексель форматі, що є доволі кропіткою та тривалою роботою.

З Power BI таку консолідацію можна налаштувати автоматично. За допомогою конекторів підключаємося до 1С та Бюджетних файлів Ексель. Забираємо необхідні дані в Power BI, об’єднуємо їх в єдину, цілісну модель і автоматично отримуємо План-факт звітність в автоматичному режимі.    

3. Консолідація даних з різних систем

Як не крути 1С – це все ж фінансова система. Дуже часто буває так, що компанія крім 1С використовує ще й інші спеціалізовані системи, які покривають ті чи інші бізнес процеси компанії. Це, як правило, системи класу CRM, WMS, TMS та інші хмарні та стаціонарні рішення.

Таким чином дані компанії розосереджені по різним місцям. Але ж для аналізу керівник повинен мати всі необхідні дані в одному місці, до того ж вони мають бути пов’язані між собою в єдину модель.

Power BI повністю закриває цю потребу. Маючи велику кількість вбудованих конекторів ми підключаємося до всіх необхідних джерел, забираємо дані в BI, налаштовуємо зв’язки, та будуємо аналітичну звітність. Таким чином, керівник користуючись одним звітом має консолідовану звітність побудовану з різних джерел не витрачаючи час на перемикання на різні інтерфейси різних систем, які не пов’язані одна з одною.

4. Швидкість та гнучкість у роботі з великими обсягами даних

Великі компанії працюють з величезним об’ємом інформації, та як наслідок мають дуже важкі та неповороткі бази даних 1С.

В деяких проєктат ми мали справу з базами 1С, розмір яких перевищував 1 терабайт, а фінансові та аналітичні звіти формуються дуже довго.

Для оперативного управління чекати 5 хв. поки завантажиться звіт – це дуже довго, а в реальному житті це може бути й набагато довше.

Power BI вирішує цю проблему. Архітектура системи дозволяє дуже швидко обробляти величезні об’єми інформації, що зменшує час на побудову звітності в 10-ки разів!

5.Зручна форма візуалізації даних (графіки та діаграми)

Класичні табличні звіти в 1С приховують від користувача багато цінної інформації.

Спробуйте швидко проаналізувати динаміку зміни прибутку за останні 5 років помісячно і визначити пікові періоди.  А якщо до цього ще потрібно відслідковувати прибуток з динамікою зміни дебіторської заборгованості?

З табличними звітами це зробити катастрофічно складно, а от якщо цю інформацію відобразити у вигляді періодичного графіку, ця інформація розкривається для користувача в один погляд.

Візуалізація відіграє дуже важливу роль під час аналізу даних. Діаграми, графіки, гістограми розкажуть вам про ваш бізнес набагато більше, ніж нудні класичні табличні звіти в 1С.  

Якщо ваша компаній має ті чи інші складнощі в роботі з 1С при підготовці та аналізу звітності, заповніть форму зворотного зв’язку, та наш консультант за 20 хвилин детальніше розкаже вам, як за допомогою Power BI ми вирішимо вашу проблему!

The post Топ 5 проблем, які вирішує Power BI в компанії, де використовують 1С first appeared on board-bi.com.

Power BI — це сучасний інструмент для візуалізації даних та створення інтерактивних звітів із доступністю через хмару або десктоп. Він дозволяє бізнесам приймати рішення на основі даних (данимика загальних трендів, KPI, оцінка ефективності процесів). Інструмент інтегрується з іншими популярними сервісами, такими як Excel, Azure, Google Analytics, що робить його ще більш потужним для аналізу великих обсягів інформації. Крім того, Power BI підтримує налаштування під специфічні бізнес-процеси, що дозволяє створювати персоналізовані рішення для кожної організації.

Головні переваги Power BI

1. Візуалізація даних: Power BI підтримує різноманітні графіки та діаграми, що допомагає простіше оцінювати складні процеси та числа. За допомогою інтерактивних елементів можна швидко змінювати параметри аналізу.
2. Підтримка додаткових джерел: До Power BI можна підключати бази даних, API та різні джерела інформації, такі як SQL Server, Google Sheets або Dynamics 365, що підвищує зручність та універсальність. Це дозволяє легко інтегрувати дані з кількох джерел в один звіт.
3. Співпраця та доступ: Створені звіти можна легко публікувати та передавати колегам. Це дозволяє всій команді залишатися в курсі ключових показників. Спільна робота над даними покращує прийняття командних рішень.
4. Мобільність: З Power BI Mobile можна отримувати доступ до звітів навіть з телефона чи планшета. Це ідеально для керівників, які часто подорожують, і дозволяє приймати важливі рішення у дорозі.
5. Швидка інтеграція: Завдяки готовим шаблонам і можливості швидкої адаптації, Power BI економить час на впровадження та аналіз даних. Інструмент також надає бібліотеку попередньо створених звітів для прискорення роботи.
6. Аналітика в реальному часі: Power BI дозволяє моніторити показники в режимі реального часу, що особливо важливо для бізнесів, які працюють у динамічному середовищі.

Випадки використання Power BI

1. Аналіз продажів: Для отримання детальної інформації про клієнтів та тренди ринку. Наприклад, можна відстежувати динаміку продажів у різних регіонах і знаходити найприбутковіші продукти. Інструмент дозволяє визначити, які маркетингові кампанії приносять найкращі результати.
2. Управління запасами: Візуалізація даних допомагає оцінити оптимальність складських процесів і уникнути дефіциту або надлишку товарів. Завдяки інтеграції з ERP-системами, Power BI може автоматично оновлювати дані про запаси.
3. KPI та оцінка ефективності: Відстеження ключових показників для поліпшення результатів. З Power BI можна створити дашборди для моніторингу продуктивності співробітників. Це дозволяє керівникам оперативно реагувати на зміни.
4. Маркетингові кампанії: Аналіз ROI (повернення інвестицій) для різних каналів реклами допоможе оптимізувати бюджети та підвищити ефективність. Завдяки глибокому аналізу клієнтської бази можна визначити найбільш цінних клієнтів.
5. Фінансовий аналіз: Автоматизація обробки фінансових звітів і отримання чіткої картини про прибутки, витрати та фінансові ризики. Power BI дозволяє прогнозувати фінансові показники та планувати бюджети.
6. Управління персоналом: Аналіз показників ефективності співробітників, відстеження їх задоволеності та продуктивності. Інструмент також дозволяє прогнозувати потреби в навчанні чи наборах нових кадрів.

Чому вибрати нас для Power BI?

Ми надаємо професійні послуги й допомагаємо бізнесу вдосконалити аналітику та отримати більше результатів з даних. Наші експерти мають багаторічний досвід роботи з Power BI і допоможуть адаптувати цей інструмент до специфічних потреб вашого бізнесу. Ми забезпечуємо:

• Індивідуальний підхід: Рішення, які відповідають вашим цілям і задачам.
• Швидку підтримку: Допомога на кожному етапі впровадження.
• Навчання команди: Ми навчаємо ваших співробітників ефективно працювати з Power BI.
• Постійне вдосконалення: Ми допомагаємо оновлювати аналітичні системи відповідно до змін у вашому бізнесі.

Зв’яжіться з нами сьогодні, щоб почати свій шлях до кращої аналітики з Power BI!

The post Потужна сила Power BI для аналітики та бізнесу first appeared on board-bi.com.

Будь-яка компанія на етапі розробки своєї управлінської облікової політики неминуче стикається з питанням:

Якому методу калькуляції собівартості віддати перевагу?

Щоб цей вибір був усвідомленим, потрібно розуміти не лише відмінності між різними методами з точки зору обліку витрат, але й те, як цей вибір вплине на подання фінансової звітності та подальший фінансовий аналіз.

Аналіз таких відмінностей і буде основною темою цієї статті.

Історично склалося, що найпопулярніші підходи — це калькуляція повних витрат і калькуляція змінних витрат.

Калькуляція повних витрат — це метод, який передбачає включення до собівартості всіх (постійних і змінних) витрат. Традиційно він використовується для підготовки зовнішньої звітності.

Для внутрішньої звітності з метою прийняття управлінських рішень застосовують метод калькуляції змінних витрат.

Калькуляція змінних витрат — це метод, який включає до собівартості лише змінні виробничі витрати.

Таким чином, принципова відмінність між цими двома методами полягає у підході до постійних виробничих витрат. Прихильники калькуляції методом повного розподілу витрат вважають, що всі виробничі витрати (як постійні, так і змінні) повинні бути включені до собівартості готової продукції, оскільки ці витрати безпосередньо пов’язані з процесом виробництва.

З іншого боку, захисники методу калькуляції змінних витрат стверджують, що постійні виробничі витрати більше пов’язані зі здатністю виробляти продукцію, а не з фактичним виробництвом у поточному періоді. Такі постійні витрати, як амортизація обладнання, не можна уникнути у майбутніх періодах через виробництво у поточному. Постійні виробничі витрати, перш за все, забезпечують можливість виробництва взагалі, тому вони мають бути включені до витрат поточного періоду.

Кожен із цих методів має свої переваги та недоліки.

Метод калькуляції змінних витрат дозволяє легко, без додаткових розрахунків, визначити маржинальний прибуток, який широко використовують при аналізі беззбитковості, рентабельності та для прийняття управлінських рішень. Використання цього методу відкриває можливості для гнучкого аналізу результатів діяльності компанії. CPV-аналіз (аналіз взаємозв’язку витрат, обсягу та прибутку) також базується на маржинальному підході.

Застосування методу змінних витрат дозволяє менеджерам компанії визначити збиткові види продукції та припинити їх виробництво, тоді як аналіз рентабельності, виконаний з урахуванням калькуляції повних витрат, може надати хибну інформацію про прибутковість продукції, що, своєю чергою, може призвести до неправильних управлінських рішень.

Розглянемо цю ситуацію на прикладі:

Компанія виробляє три види продукції А, Б, В і має такі фінансові результати:

Цей розрахунок зроблений за методом калькуляції повних витрат. Він показує, що продукт В є збитковим.

На підставі цих розрахунків керівництво компанії може ухвалити рішення про припинення виробництва продукту В. На думку керівництва, це дозволить уникнути збитків у розмірі 2 000 грн, тобто збільшити прибуток на цю суму.

Але давайте подивимось на цю ситуацію з точки зору калькуляції змінних витрат.

Аналіз ситуації на основі калькуляції змінних витрат показує, що якщо припинити виробництво продукту В, компанія втратить маржинальний прибуток у розмірі 4 000 грн, що відповідно призведе до зменшення загального прибутку на цю ж суму.

На перший погляд, це виглядає як парадоксальний випадок: припинення виробництва збиткового продукту призводить до зменшення прибутку підприємства. Але важливо розуміти, що, незважаючи на збитковість продукту В, він робить свій внесок у покриття змінних витрат.

Основна концепція змінних витрат проілюстрована Р. Ентоні.

Маржинальний підхід наочно демонструє внесок реалізованої одиниці продукції у покриття постійних витрат.

Давайте розглянемо переваги та недоліки застосування методу обліку витрат за змінними витратами.

У міжнародній практиці, як і в Україні, для зовнішньої фінансової звітності зазвичай використовується метод з повним розподілом витрат, тоді як для управлінських цілей деякі компанії застосовують калькуляцію за змінними витратами. Як правило, це залежить від культури управління та рівня «просунутості» менеджменту.

Варто також розуміти, що «подвійний» облік створює додаткові витрати. На сьогодні немає стандартних програмних рішень, які могли б легко трансформувати звітність, складену за методом повного розподілу, у звітність, побудовану за методом обліку змінних витрат. Тому спеціалістам часто доводиться вести облік паралельно.

The post Методи калькуляції собівартості та облік витрат first appeared on board-bi.com.

Будь-яка компанія для досягнення намічених результатів потребує управління, а отже, і механізму, який забезпечував би зв’язок між постановкою цілей та їх виконанням. Такий зв’язок реалізується через різноманітні структури.

Структура – це сукупність зв’язків між частинами цілого.

Взагалі, для того щоб чимось управляти, необхідно спочатку структурувати елементи цього «чогось», об’єднати їх у систему. Адже як можна управляти хаосом?

Стратегія. Тут трохи складніше, адже на сьогодні не існує єдиного уявлення про те, що таке стратегія. Якщо говорити концептуально, це спосіб, яким компанія діє, методики, які вона застосовує для досягнення бажаного.

У процесі функціонування компанії її працівники виконують різні функції, які залежать від виду діяльності компанії. Одні співробітники відповідають за закупівлі, інші – за реалізацію товарів, хтось відповідає за своєчасне подання фінансової звітності, а хтось забезпечує безпеку. Але всі працюють задля досягнення поставленої мети. Виконання таких функцій приводить до реалізації Стратегії компанії.

З іншого боку, діяльністю потрібно управляти, щоб вона не була хаотичною.

Відповідно, всі функції можна розділити на бізнес-функції (що залежать від діяльності компанії) та функції управління (які забезпечують виконання бізнес-функцій).

Таким чином, ефективна організаційна структура має забезпечувати виконання функцій двох видів.

Все, про що ми говорили до цього моменту — стратегії, функції, критерії — є абстрактними поняттями. Як ними можна управляти та передавати у виконання?

Саме для практичного застосування цих принципів компанії розробляють оргланки (підрозділи).

Оргланка — це прямокутник на схемі з назвою “Оргструктура”. Вона об’єднує певні функції, які мають виконувати працівники, закріплені за цим підрозділом. Це інструмент для реалізації стратегії через виконавців.

Ієрархічна структура підрозділів — це і є організаційна структура.

Для її формалізації розробляється і затверджується регламентний документ — “Положення про організаційну структуру”.

Цей документ відображає ієрархію підрозділів схематично, допомагає новим працівникам швидко знайти своє місце у компанії та часто виконує арбітражну функцію у спірних ситуаціях щодо розподілу відповідальності.

Організаційна структура відповідає на два ключові питання:

1. Хто за що відповідає (функціонально)?

2. Хто кому підпорядковується і звітує?

Вплив організаційної структури на ефективність управління

Оргструктура прямо впливає на виконання співробітниками своїх завдань і, відповідно, на ефективність управління. Вона знаходить свою проєкцію у класичному циклі системи управління.

Оскільки концепція організаційної структури безпосередньо впливає на виконання співробітниками своїх завдань, а отже, і на ефективність управління, давайте згадаємо класичний цикл системи управління та подивимося, як організаційна структура знаходить свою проєкцію в цьому процесі.

Як видно зі схеми, організаційна структура по своїй суті є не чим іншим, як інструментом для ефективного управління діяльністю компанії та безпосередньо займає своє місце у процесі управління.

Також варто зазначити, що впровадження бюджетного управління починається саме з розробки організаційної структури, оскільки на її основі будуть створюватися Центри фінансової відповідальності.

Типи організаційних структур

Залежно від розподілу функцій між оргланками та їх групуванням прийнято класифікувати організаційні структури за типами. Історично склалося, що найчастіше використовуються три типи: лінійна (функціональна), дивізіональна та матрична.

Лінійна (функціональна) структура – заснована на розподілі всіх оргланок за функціональною ознакою. Це означає, що цей тип оргструктури найкраще пристосований для виконання функцій.

Але тут же криється головний недолік: є відповідальні за виконання функцій, але немає відповідальних за кінцевий результат. Відповідальність за нього виникає лише на найвищому рівні (директор). Такий вид оргструктури найпоширеніший і зазвичай використовується в невеликих компаніях.

Дивізіональна структура – у дивізіональній структурі важливим критерієм є виокремлення підрозділів за продуктовою ознакою, а функція використовується лише як ознака групування для підрозділів, що виконують загальні функції для всього підприємства. Такий тип структури дозволяє в першу чергу орієнтуватися на результат діяльності, а виконання функцій має більш вторинне значення.

Матрична структура – такий тип структури часто можна побачити в компаніях, що ведуть проєктну діяльність. Її ідея полягає в тому, що виокремлюється певний інститут менеджерів, які відповідають за конкретний проєкт або роботу, а вже вони залучають для вирішення своїх завдань фахівців з інших відділів. У такій структурі співробітники опиняються в подвійній підпорядкованості: з одного боку вони підпорядковані своєму функціональному начальнику, а з іншого боку – менеджеру проєкту. Це і є основна проблема цієї структури – подвійне підпорядкування. Щоб такі протиріччя пом’якшити, необхідно ретельно визначати обов’язки осіб, які перебувають у подвійній підпорядкованості.

Основні принципи формування оргструктури:

Кожна оргланка, незалежно від типу, формується за певними принципами, а саме:

1. Функціональний принцип – організація оргланки залежить від функцій, які вона має виконувати, наприклад: відділ продажу, відділ закупівлі тощо.

2. Продуктовий принцип – визначається видом кінцевого продукту, що виробляє компанія, наприклад: Продукт А, Робота Б, Послуга В.

3. Технологічний принцип – ланка виокремлюється на основі етапу виробництва в ланцюжку виробництва продукції, наприклад: Цех №1, Цех №2, Пакувальний цех тощо.

4. Територіальний принцип – визначає географічне розташування або територію, яку охоплює оргланка, наприклад: філія Київ, філія Дніпро, філія Львів.

5. Позаказний принцип – виникає в момент появи нового замовлення, проєкту. Така ланка не має статичного положення і припиняє існування в момент виконання роботи. Найчастіше використовується в матричному типі організації оргструктури.

В одній компанії часто використовується комбінація з перелічених принципів, а в окремих випадках можуть застосовуватися всі перелічені.

Етапи проєктування організаційної структури

1. Формалізація всіх бізнес-функцій та функцій управління

На цьому етапі потрібно скласти детальний список усіх бізнес-функцій та функцій управління, упорядкованих за економічною сутністю.

2. Формалізація організаційних звань

Як і на попередньому етапі, у стовпчик виписуються всі підрозділи організації, попередньо структуровані за рівнем повноважень (від керівних до підлеглих).

3. Органаліз

Суть органалізу полягає у проєктуванні функцій на оргланки. Для цього створюється таблиця, де по вертикалі розташовується оргструктура, а по горизонталі – функції. На перетині функції та підрозділу, відповідального за її виконання, ставиться позначка. Такий аналіз також дозволяє уникнути дублювання виконання однієї функції різними підрозділами, що суперечить концепції управління.

4. Тип структури

Залежно від виду діяльності й бізнесу обирається тип оргструктури. Він може бути один або об’єднувати різні типи. У будь-якому разі він має максимально точно описувати шлях реалізації стратегії компанії.

5. Написання регламенту

Завершальним етапом є оформлення регламентних документів: посадових інструкцій, організаційної структури та інших документів, пов’язаних із цим процесом. Керівник компанії затверджує їх своїм підписом, а співробітники мають бездоганно виконувати.

Реструктуризація

У сучасних умовах компанії працюють у динамічно розвиваючому середовищі, тому організаційна структура може застарівати та втрачати актуальність. Можуть з’являтися нові підрозділи або відкриватися нові бізнеси. Крім того, може змінюватися і сама стратегія. Наприклад, компанія може вирости до того моменту, коли внутрішнього ринку стане недостатньо, і виникне потреба виходу на міжнародний ринок. У таких умовах стратегія має бути переглянута відповідно до нових стандартів.

У зв’язку з цим під час розробки організаційної структури необхідно закладати певний запас гнучкості. Вона має легко масштабуватися та бути адаптивною до будь-яких змін.

У своїй роботі, під час автоматизації управлінського обліку, ми також досить часто стикаємося з оргструктурою, оскільки на її основі розробляємо структуру ЦФВ (Центрів фінансової відповідальності). Треба сказати, що якість і ставлення до структури підрозділів з боку керівників часто залишає бажати кращого. Часто, коли задаєш питання: «Чи є у вас розроблена оргструктура в компанії?» – усі, звісно, стверджують, що є. Але насправді це або давно застарілий довідник підрозділів у 1С, або файл у Excel, де підрозділи компанії мають певну структуру, але виявляється, що тут вже не актуально, а тут взагалі необхідно додати новий бізнес тощо. Відповідального за її актуалізацію часто просто немає, і це, на жаль, побічно свідчить про культуру вітчизняного фінансового управління.

The post Місце організаційної структури у системі управління фінансами first appeared on board-bi.com.